Raportowanie ESG w banku: jak Eximee obsłużyło ankietę zawierającą do 16 000 pól?

Raportowanie ESG staje się dziś nieodłącznym elementem działania banków. Zbierania ankiet od klientów wymagają unijne regulacje, oczekują go instytucje finansujące projekty „zielone”, a coraz częściej także sami klienci. W praktyce oznacza to konieczność regularnego zbierania od firm szczegółowych informacji na temat ich wpływu na środowisko, społeczeństwo i sposób zarządzania.

Takie ankiety bywają jednak rozbudowane. W wielu przypadkach obejmują nawet ponad 100 pytań i różnią się w zależności od typu firmy. Jak więc zorganizować proces, który z jednej strony spełni wymogi prawne i biznesowe banku, a z drugiej nie zniechęci klientów już na starcie?

W tym artykule pokazujemy, jak z pomocą platformy Eximee stworzyliśmy dla jednego z największych polskich banków rozwiązanie, które upraszcza i usprawnia cały proces ESG dla obu stron.

Czym jest raportowanie ESG i dlaczego banki muszą o to zadbać?

Raportowanie ESG (Environmental, Social, Governance) to system oceny działalności firm, koncentrujący się na trzech głównych obszarach: wpływie na środowisko, odpowiedzialności społecznej oraz jakości zarządzania. Standardy te zyskują na znaczeniu, zwłaszcza w kontekście regulacji unijnych, takich jak dyrektywa CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), która nakłada na firmy obowiązek transparentnego ujawniania danych niefinansowych.

Banki w Polsce i firmy w całej UE zbierają kwestionariusze ESG od klientów biznesowych z kilku powodów. Po pierwsze, jest to wymagane przez prawo (np. przepisy UE, takie jak CSRD i SFDR). Po drugie, poprawa wyników w zakresie ESG zwiększa szanse na uzyskanie finansowania, na przykład z Europejskiego Banku Inwestycyjnego, który udziela preferencyjnych kredytów na „zielone” projekty. Ponadto, ocena ESG stała się częścią oceny ryzyka kredytowego, ponieważ firmy wysokoemisyjne mogą w przyszłości zostać uznane za bardziej ryzykownych kredytobiorców.

Stworzenie wygodnej i efektywnej ankiety ESG stawia przed bakiem szereg wyzwań. Największym spośród nich jest duża liczba odpowiedzi, jakie należy uzyskać od klientów. Zbiór pytań przygotowywany na podstawie wytycznych instytucji EU i jest zależny od rodzaju firmy, której ankieta dotyczy.

Małe i średnie firmy muszą odpowiedzieć średnio na 15-30 pytań, duże przedsiębiorstwa – na 40-70. Dla spółek giełdowych potrafi to być ponad 120 pozycji. Kluczowe jest w takiej sytuacji zapewnienie dobrego UX dla klientów wypełniających ankiety. Tym bardziej, że klienci muszą wypełniać ankietę regularnie - co najmniej raz w roku.

Wyzwania w raportowaniu ESG na przykładzie naszego Klienta

Raportowanie ESG wiąże się z koniecznością gromadzenia i przetwarzania ogromnych - z perspektywy użytkownika - ilości danych. Wyzwaniem dla banków staje się więc przygotowanie ankiety w taki sposób, aby była ona intuicyjna.

Bank poprosił nas o pomoc w usprawnieniu jego istniejącego procesu zbierania ankiet ESG. Główne problemy, z którymi borykało się to rozwiązanie to:

• Duża liczba pól w ankiecie – Formularz służący do oceny zgodności ESG firmy zawierał bardzo rozbudowany zestaw pól. W najbardziej złożonych przypadkach – w zależności od liczby finansowań i ich celu – liczba wymaganych pól mogła sięgać nawet 16 000 na jednej stronie. Tak duża objętość znacząco utrudniała zarówno wypełnienie, jak i dalsze przetwarzanie kwestionariusza.
• Wydajność systemu – Przetwarzanie tak dużych ilości danych jednocześnie powodowało spowolnienia w działaniu systemów, prowadząc do problemów technicznych i opóźnień w całej procedurze.
• Skomplikowany UX – Użytkownicy, w tym przedsiębiorcy i doradcy bankowi, napotykali trudności w poruszaniu się po formularzu. Duża liczba pól sprawiała, że proces był mało intuicyjny i czasochłonny, co skutkowało frustracją i wydłużeniem całego procesu.
• Wiele kontekstów w jednej ankiecie – Proces dodatkowo komplikowała konieczność zebrania opinii od różnych specjalistów. Raportowanie ESG obejmuje szeroki zakres aspektów działalności firmy, co oznaczało konieczność zaangażowania ekspertów z zakresu finansów, ochrony środowiska, zarządzania ryzykiem i innych.
• Różne role użytkowników - Wypełnienie ankiety wymagało zaangażowania różnych osób odpowiedzialnych za odmienne obszary działalności. To prowadziło do dodatkowych wyzwań organizacyjnych i logistycznych, ponieważ w procesie uczestniczyli zarówno przedstawiciele przedsiębiorstw (klienci korporacyjni) odpowiedzialni za uzupełnienie ankiety ESG, jak i doradcy bankowi, którzy przydzielali ankiety oraz nadzorowali przebieg procesu.

Jak Eximee pomogło bankowi w automatyzacji raportowania ESG?

Wdrożenie platformy Eximee i przygotowanie specjalnego procesu u jednego z naszych Klientów znacząco usprawniło proces raportowania ESG, sprawiając, że jest on wygodniejszy i bardziej efektywny, a jego wypełnienie zajmuje mniej czasu.

Oto konkretne rozwiązania, które umożliwiły tę transformację:

1. Optymalizacja procesu – rozbicie przytłaczającego formularza na łatwiejsze do wypełnienia moduły
   Zamiast jednego formularza zawierającego do kilkunastu tysięcy pól, proces został podzielony na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania moduły.
2. Umożliwienie zatrzymania wypełniania formularza i dokończenia w przyszłości
   System umożliwia zapisanie formularza i powrót do niego w dowolnym momencie, bez konieczności przewijania lub ponownego wyszukiwania wprowadzonych danych.
3. Ułatwienie współpracy użytkowników - adresacja konkretnych modułów ankiety do osób posiadających odpowiednie kompetencje
   Każdy moduł dotyczył konkretnego obszaru ESG i mógł być wypełniany niezależnie, co pozwoliło użytkownikom skupić się na swoich kompetencjach bez konieczności przeglądania całości. Taki podział znacząco ułatwił i przyspieszył pracę, zmniejszając obciążenie po stronie użytkowników.
   Platforma Eximee usprawniła współpracę pomiędzy uczestnikami procesu raportowania ESG. Przedstawiciele firm mogą wypełniać ankietę etapami – każdy specjalista odpowiada za swój obszar, co ułatwia rozdział zadań i zwiększa przejrzystość pracy.
4. Wspieranie współpracy klienta z doradcą banku
   Zróżnicowane poziomy dostępu pozwalają doradcom bankowym monitorować postępy wypełniania ankiety i udzielać wsparcia, gdy jest to potrzebne.
5. Poprawa UX poprzez jasne informowanie, co jest wypełnione, a co jeszcze wymaga pracy
   Dzięki platformie Eximee udało się rozwiązać wcześniejsze problemy z wypełnianiem wniosku i poprawić doświadczenie użytkowników.
   Uproszczona nawigacja i bardziej przejrzysty układ formularzy ograniczyły ilość wyświetlanych informacji naraz, co znacząco ułatwiło korzystanie z systemu. Dodatkowo, integracja z zewnętrznymi systemami pozwala na automatyczne pobieranie danych, co znacząco skraca czas potrzebny na wypełnienie ankiety.
6. Wygodna weryfikacja poprawności ankiety przez oznaczanie poszczególnych modułów jako zakończone
   Jednym z praktycznych udogodnień w procesie wypełniania ankiety ESG jest możliwość oznaczania poszczególnych modułów jako zakończonych.
   Dzięki temu klient banku zyskuje wgląd w to, które części formularza zostały już uzupełnione, a które nadal wymagają uwagi. Rozwiązanie to ułatwia zarówno klientom, jak i pracownikom banku monitorowanie postępów oraz szybkie wychwytywanie braków lub nieścisłości przed finalnym zatwierdzeniem ankiety.

Najważniejsze korzyści z wdrożenia Eximee w raportowaniu ESG

Dzięki wdrożeniu Eximee bank zyskał nie tylko wygodny i uporządkowany proces zbierania danych ESG, ale także solidne podstawy do jego dalszego rozwoju.

Lepsza organizacja danych dzięki Eximee Data Model

Model danych Eximee poprawił organizację i przepływ informacji dzięki:

• Strukturyzacji danych - dane są uporządkowane w sposób umożliwiający ich łatwe przetwarzanie i ponowne wykorzystanie;
• Integracji elementów aplikacji – procesy, formularze i ankiety działają w ramach jednego modelu, bez konieczności ręcznego przenoszenia danych;
• Automatyzacji przepływu informacji - brak ręcznego mapowania danych minimalizuje ryzyko błędów i przyspiesza realizację procesów;
• Elastyczności – model danych pozwala na szybkie dostosowanie aplikacji do zmieniających się regulacji, bez konieczności tworzenia złożonej dokumentacji.

Szybszy i łatwiejszy proces wypełniania ankiety

Zamiast jednego, rozbudowanego formularza z dziesiątkami tysięcy pól, ankieta została podzielona na mniejsze, tematyczne moduły.

Każdy z nich koncentruje się na jednym obszarze ESG, co pozwala użytkownikom pracować tylko na danych, za które są odpowiedzialni. Taki podział znacznie przyspieszył i uprościł cały proces.

Zmniejszenie liczby błędów 

Zintegrowany model danych oraz automatyczne pobieranie informacji z zewnętrznych systemów zredukowały liczbę błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.

Dane trafiają dokładnie tam, gdzie powinny, bez konieczności kopiowania czy mapowania informacji między aplikacjami.

Automatyczne wypełnianie ankiety na podstawie wprowadzonych danych

W ramach raportowania ESG klienci banków są zobowiązani do wypełniania ankiety co 12 miesięcy lub częściej - jeśli wystąpi taka potrzeba, np. przy ubieganiu się o dodatkowe finansowanie.

Aby uprościć ten proces, Eximee pozwala na wstępne uzupełnienie ankiety klienta odpowiedziami, których udzielił on podczas wypełniania poprzedniej.

Wyliczanie ryzyka

Eximee nie tylko umożliwia zbieranie odpowiedzi w ankiecie, ale także automatycznie wylicza na ich podstawie czynniki ryzyka ESG.

Lepsza współpraca między zespołami 

Dzięki możliwości współdzielenia dokumentów, użytkownicy mogą pracować równolegle, etapami i bez obaw o utratę już wprowadzonych danych.

System zapewnia ciągłość pracy i sprawną koordynację między zespołami – zarówno po stronie banku, jak i klientów korporacyjnych.

Łatwiejsze reagowanie na zmiany w prawie

Model danych Eximee pozwala na szybkie wprowadzanie modyfikacji w procesach – bez potrzeby przebudowy całej aplikacji czy tworzenia nowej dokumentacji. To elastyczne podejście umożliwia sprawne dostosowanie systemu do zmieniających się przepisów.

Większy komfort pracy

Rozbicie dużych formularzy na mniejsze moduły przełożyło się na wyraźną poprawę komfortu pracy użytkowników. System działa szybciej, a użytkownicy mogą pracować płynnie i bez opóźnień, co zwiększa efektywność realizacji poszczególnych etapów procesu raportowania.

Raportowanie ESG w bankowości może być prostsze!

Raportowanie ESG jest ważnym elementem oceny zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstw oraz realizacji wymagań unijnych regulacji, takich jak dyrektywa CSRD.

Dostosowanie procesów do nowych standardów może stanowić dla banków wyzwanie zarówno organizacyjne, jak i technologiczne. Platforma Eximee umożliwia ich automatyzację i uproszczenie.

Podział ankiety na mniejsze i łatwiejsze w wypełnieniu moduły, optymalizacja UX oraz automatyczne pobieranie danych z różnych źródeł przyspieszają cały proces, minimalizują błędy i zwiększają elastyczność w dostosowywaniu się do zmian prawnych.