Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w bankowości z Eximee

Można śmiało powiedzieć, że liczbę dokumentów przetwarzanych codziennie przez banki – zarówno wewnętrznych, jak i wymienianych z klientami – można liczyć w setkach tysięcy. Choć ręczne procesy obiegu dokumentów są nadal powszechne, stwarzają one liczne problemy: są czasochłonne, podatne na błędy i często wymagają dodatkowych zasobów operacyjnych.

Skuteczne zarządzanie dokumentacją to nie tylko kwestia organizacyjna – ma bezpośredni wpływ na jakość obsługi klienta, a w konsekwencji na jego zadowolenie, lojalność i retencję. Jest to niezwykle ważne, ponieważ co drugi klient przyznaje, że… może zaprzestać korzystania z usług firmy Jeśli doświadczają słabej obsługi klienta i braku dbałości o doświadczenia użytkownika, jak dbamy o naszych klientów?

W obszarze zarządzania dokumentacją klienci oczekują szybkiego i bezproblemowego dostępu do swoich dokumentów, a także możliwości ich cyfrowego podpisywania i wysyłania bez konieczności wizyty w oddziale banku.

Wyzwania związane z zarządzaniem dokumentacją bankową

Bankowość to sektor, w którym bezpieczeństwo i szybkość działania są najwyższym priorytetem. Pomimo postępującej digitalizacji tego sektora, wiele instytucji finansowych wciąż zmaga się z licznymi wyzwaniami związanymi z zarządzaniem dokumentacją. Wyzwania te pojawiają się zarówno w procesach wewnętrznych, jak i w relacjach z klientami. Kwestie te wpływają nie tylko na efektywność banków, ale także na zadowolenie ich klientów.

Problemy z zapleczem

• Ręczne przetwarzanie dokumentów prowadzi do błędów i opóźnień – Wiele banków nadal opiera się na ręcznym wprowadzaniu danych i przetwarzaniu dokumentów. Dla pracowników banków i klientów oznacza to wielokrotne ponowne wprowadzanie danych, ich ręczne sprawdzanie i archiwizowanie dokumentów. Takie podejście jest nie tylko czasochłonne, ale również niesie ze sobą ryzyko błędów, co może skutkować koniecznością ponownej weryfikacji dokumentów, a nawet reklamacjami klientów. Radzenie sobie z konsekwencjami błędów pochłania jeszcze więcej czasu, który można przeznaczyć na bezpośrednią obsługę klienta.
• Trudności w integracji systemów automatyzacji z istniejącymi systemami bankowymi – Systemy informatyczne bankowości często składają się z licznych rozproszonych aplikacji i modułów, które nie zawsze są ze sobą kompatybilne. Wdrożenie nowoczesnych narzędzi automatyzacji dokumentów wymaga ich integracji z istniejącymi systemami CRM. Brak elastycznych rozwiązań integracyjnych może prowadzić do długiego i kosztownego procesu wdrażania nowych technologii oraz utrudniać ich efektywne wykorzystanie.

Problemy z relacjami z klientami 

• Konieczność oczekiwania na dostarczenie dokumentu – W tradycyjnym modelu obsługi klienta proces wymiany dokumentów może trwać od kilku godzin do kilku dni. Brak natychmiastowego dostępu do potrzebnych dokumentów negatywnie wpływa na doświadczenia klientów i może skłonić ich do rezygnacji z usług banku na rzecz nowocześniejszych konkurentów.
• Możliwość wystąpienia błędów obniżających zadowolenie klienta – Ręczne przetwarzanie dokumentów zwiększa prawdopodobieństwo wystąpienia błędów, takich jak literówki w umowach, nieaktualne informacje czy brak wymaganych podpisów. Każdy z tych błędów wydłuża proces, wymaga dodatkowej komunikacji z klientem i może podważyć zaufanie klienta do banku.
• Ograniczony dostęp w czasie rzeczywistym do dokumentów klientów – Klienci oczekują możliwości wglądu do swoich dokumentów w dowolnym momencie – zarówno tych w trakcie przetwarzania, jak i zarchiwizowanych. Brak ujednoliconego systemu zarządzania dokumentami utrudnia dostęp do nich lub wymaga kontaktu z doradcą. To nie tylko zmniejsza wygodę korzystania z usług bankowych, ale także dodatkowo obciąża pracowników obsługi klienta.

Eximee Documents – nowoczesne narzędzie low-code dla bankowości 

Instytucje finansowe poszukują rozwiązań, które pozwolą im zautomatyzować procesy, zwiększyć bezpieczeństwo i poprawić doświadczenia użytkowników. Eximee to platforma low-code, która oferuje moduł „Dokumenty” – zaawansowane narzędzie do automatyzacji obiegu dokumentów, integracji z systemami bankowymi i dostosowywania parametrów dokumentów do specyficznych potrzeb instytucji.

Czym jest Eximee?

Eximee to platforma low-code wspierająca automatyzację procesów. Rozwiązanie zostało opracowane przez Consdata, firmę z wieloletnim doświadczeniem w dostarczaniu rozwiązań IT. Narzędzie umożliwia automatyzację procesów zarządzania dokumentacją, rozwój nowoczesnej obsługi klienta oraz szybkie wdrażanie aplikacji wykorzystywanych przez banki.

Eximee oferuje bankom również: 

• spójna obsługa w wielu kanałach – od przeglądarek po aplikacje mobilne; 
• rozwój aplikacji do samoobsługi klienta i nowoczesnych procesów sprzedaży; 
• łatwa integracja z istniejącymi systemami IT i bezproblemowy transfer danych pomiędzy środowiskami.

W jaki sposób Eximee pomaga bankom w przetwarzaniu dokumentów?

Automatyzacja procesów

Tradycyjna obsługa dokumentów wiąże się z czasochłonnym przetwarzaniem ręcznym, co stwarza ryzyko błędów i opóźnień. Eximee eliminuje te problemy, automatycznie generując dokumenty PDF na podstawie danych z aplikacji i innych procesów bankowych. Oznacza to, że system tworzy i wypełnia dokumenty samodzielnie, minimalizując potrzebę ingerencji człowieka.

Integracja z systemami bankowymi

Jednym z największych wyzwań przy wdrażaniu nowych technologii jest ich integracja z istniejącą infrastrukturą IT. Wiele banków korzysta ze złożonych, często zamkniętych ekosystemów, które trudno dostosować do nowych rozwiązań. Eximee umożliwia łatwą integrację z obecnymi systemami bankowymi, umożliwiając wdrożenie bez kosztownej i czasochłonnej modernizacji.

Personalizacja i personalizacja

Instytucje finansowe potrzebują rozwiązań, które można dostosować do ich wizerunku i specyficznych wymagań procesów wewnętrznych. Eximee oferuje pełną personalizację modułu obsługi dokumentów oraz konfigurację narzędzi do ich generowania, umożliwiając każdej instytucji dostosowanie interfejsu i funkcjonalności do jej specyficznych potrzeb.

Przykład wykorzystania Eximee w procesie bankowym

Wyobraźmy sobie sytuację, w której klient chce ubiegać się o produkt bankowy – na przykład pożyczkę gotówkową. Tradycyjnie taki proces obejmowałby wiele kroków, konieczność dostarczenia papierowych dokumentów i długie oczekiwanie na finalizację. Z Eximee cały proces jest szybszy – zautomatyzowany i w pełni cyfrowy.

Jak to działa?

1. Klient wypełnia wniosek online – może to zrobić za pośrednictwem aplikacji mobilnej, platformy bankowości internetowej lub w oddziale z pomocą doradcy. Wszystkie dane są natychmiast przesyłane do systemu.
2. System Eximee automatycznie generuje dokument PDF – na podstawie wprowadzonych danych tworzony jest kompletny, gotowy do podpisania dokument, co eliminuje potrzebę ręcznego przygotowywania go przez pracowników banku.
3. Klient otrzymuje dokument do wglądu i podpisania – można to zrobić bezpośrednio w aplikacji mobilnej lub e-mailem, bez konieczności drukowania dokumentów, skanowania kopii czy wizyty w oddziale. Cały proces odbywa się w bezpiecznym środowisku banku.
4. Pracownik banku monitoruje i zarządza obiegiem dokumentów – dzięki narzędziom low-code w Eximee może sprawdzić status dokumentu, przyspieszyć jego przetwarzanie lub automatycznie przekierować go do innych systemów bankowych.

Nowoczesne zarządzanie dokumentacją w bankowości z Eximee

Optymalizacja zarządzania dokumentacją w banku przynosi liczne korzyści nie tylko instytucjom finansowym, ale także ich klientom. Umożliwia szybszą i sprawniejszą obsługę klienta, minimalizuje ryzyko błędów i odciąża pracowników banku.

Eximee, platforma low-code, wspiera te działania, umożliwiając całkowitą automatyzację i digitalizację procesów zarządzania dokumentami oraz ich dostarczania klientom.

Chcesz usprawnić obieg dokumentów w swoim banku?

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, w jaki sposób Eximee może wesprzeć transformację cyfrową Twojej instytucji!