Wraz z wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) od 2026 roku przedsiębiorcy oraz instytucje obsługujące procesy fakturowania stają przed koniecznością dostosowania swoich systemów do nowego standardu dokumentów ustrukturyzowanych. Integracja z rządowym systemem wiąże się jednak z pewnymi praktycznymi wyzwaniami w obszarze codziennej obsługi klientów.
Jednym z nich jest kwestia załączników: plików takich jak PDF, skany dokumentów, specyfikacje czy listy elementów faktury, które w wielu firmach stanowią nieodłączną część dokumentacji transakcyjnej, a które nie są obsługiwane w obecnej wersji KSeF. To właśnie rozwiązaniu tego problemu w jednym z polskich banków poświęciliśmy niniejsze studium przypadku.
Krajowy System e‑Faktur (KSeF) ma na celu umożliwienie jednolitego, centralnego wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w formie elektronicznej na potrzeby uproszczenia obiegu dokumentów i zwiększenia transparentności rozliczeń podatkowych. System obsługuje jednak wyłącznie dane tekstowe i nie daje możliwości przesyłania plików uzupełniających dokumentację.
Z tego powodu wiele podmiotów musiało poszukać alternatywnego rozwiązania uzupełniającego działanie systemu. W praktyce oznaczało to stworzenie narzędzi, które nie tylko umożliwiają obsługę załączników, ale także eliminują problemy wynikające z braku standaryzacji, takie jak manualne przesyłanie plików czy ryzyko błędów w dokumentacji. Właśnie w tych wyzwaniach jeden z banków wsparła Consdata, wykorzystując platformę Eximee do stworzenia rozwiązania, które skutecznie uzupełniło możliwości KSeF i uporządkowało cały proces obsługi załączników.
Realizacja projektu rozpoczęła się od szczegółowej analizy wymagań regulacyjnych oraz technologicznych związanych z obsługą załączników w KSeF. Zespół musiał uwzględnić zarówno ograniczenia systemu państwowego, jak i potrzeby użytkowników, którzy na co dzień pracują z dokumentami dodatkowymi do faktur.
Na tej podstawie zaprojektowano architekturę integracji. Objęła ona mechanizmy przekazywania i odbierania załączników oraz backendową weryfikację numeru faktury i kwoty brutto poprzez komunikację z rządowym API. To połączenie pozwala na pobieranie danych faktur z KSeF. W efekcie klienci banku uzyskali możliwość dołączania plików zarówno do faktur już istniejących w KSeF, jak i tych dopiero zgłaszanych do systemu. Istotnym elementem projektu było także udostępnienie prostego formularza, który umożliwia dodawanie załączników bez konieczności logowania. Został on zbudowany na platformie Eximee, co pozwoliło szybko przygotować intuicyjny interfejs oraz elastyczne procesy obsługi dokumentów.
Procesy zaprojektowano tak, by zapewniały bezpieczeństwo i spójność danych przy zachowaniu prostoty obsługi. Całość prac deweloperskich została zrealizowana po stronie organizacji, natomiast Consdata, jako partner technologiczny, wspierała projekt w zakresie analizy biznesowej oraz weryfikacji założeń.
Realizacja projektu wiązała się z pewnymi wyzwaniami natury organizacyjnej, regulacyjnej i technologicznej.
Każdy z tych obszarów wymagał od zespołu precyzyjnego podejścia oraz ścisłej współpracy między jednostkami odpowiedzialnymi za procesy biznesowe, bezpieczeństwo i rozwój systemów.
Najważniejszym usprawnieniem związanym z wdrożeniem obsługi załączników w ramach integracji z KSeF jest możliwość prowadzenia kompletnego obiegu dokumentów: faktura oraz wszystkie powiązane z nią pliki znajdują się teraz w jednym, spójnym systemie. Dzięki temu procesy księgowe i podatkowe stają się bardziej przejrzyste, a ryzyko braków w dokumentacji znacząco maleje.
Pełna dostępność dokumentów przekłada się również na większą transparentność wobec administracji skarbowej, która może szybciej i łatwiej zweryfikować kompletność danych. To z kolei zmniejsza liczbę zapytań i korekt, usprawniając komunikację między instytucjami.
Z perspektywy klientów kluczowe są ułatwienia w codziennych działaniach. Klienci mogą dołączać pliki (skany, specyfikacje, listy elementów czy dokumenty potwierdzające transakcje) bez konieczności przełączania się między różnymi narzędziami, a prosty formularz dostępny bez logowania sprawia, że cały proces jest szybki, intuicyjny i dostępny również dla użytkowników zewnętrznych.
Integracja z KSeF w obszarze obsługi załączników miała stanowić odpowiedź na bieżące wymagania regulacyjne, jednak okazała się także ważnym krokiem w kierunku szerszej cyfryzacji procesów finansowych: pełna digitalizacja obiegu dokumentów obejmuje nie tylko same faktury, lecz również wszystkie materiały towarzyszące, które w praktyce są niezbędne do prawidłowego rozliczania transakcji.
Wprowadzone rozwiązanie otwiera drogę do dalszego rozwoju usług dodatkowych, takich jak zaawansowana archiwizacja, wyszukiwanie czy raportowanie załączników, które mogą znacząco usprawnić pracę działów księgowych i operacyjnych. Co istotne, funkcjonalność ta odpowiada na realne potrzeby klientów, którzy na co dzień operują na dokumentach pomocniczych i oczekują, że będą one dostępne w jednym, uporządkowanym systemie.
W efekcie bank zyskał możliwość zaoferowania klientom bardziej kompleksowej i przyjaznej usługi niż standardowa integracja z KSeF, wzmacniając swoją pozycję jako instytucja aktywnie wspierająca cyfryzację procesów finansowych.
Umów się na spotkanie zapoznawcze i dowiedz się, jak możemy Ci pomóc.
Zespół Eximee
Tomasz Ampuła
Michał Stolarski
Zespół Eximee
Zespół Eximee
Zespół Eximee
Zespół Eximee
